Zasady klasyfikacji obiektów
System klasyfikacji MIDAS zaprojektowany został w celu gromadzenia informacji dotyczących zabytków kultury materialnej, związanych z nimi artystów i osób nie będących artystami, warsztatów artystycznych, wszelkich instytucji i organizacji jak również źródeł literatury i innych materiałów dokumentacyjnych oraz wydarzeń z dziedziny historii sztuki i przedsięwzięć badawczych. Klasyfikacja posiada strukturę hierarchiczną eliminując konieczność wprowadzania do opisu poszczególnych obiektów pojęć nadrzędnych wobec zastosowanych do opisu dzieła, dając jednocześnie możliwość zastosowania w systemie efektywnego wyszukiwania informacji przy pomocy pojęć ogólnych. Hierarchiczną strukturę posiada także wkomponowany w klasyfikację MIDAS alfanumeryczny system kodowania motywów ikonograficznych ICONOCLASS (Iconographic Classification System). System ten został stworzony przez Henri van de Waala i ostatecznie opracowany przez jego następców w lata 1973-85 i stosowany jest obecnie w wielu ośrodkach dokumentacji zabytków całej Europie.
Standardy zapisu stosowane w systemie klasyfikacyjnym MIDAS są dostosowane do większości obowiązujących obecnie norm tworzenia notek encyklopedycznych i tak np. informacje dotyczące artysty podaje się według schematu obowiązującego w Allgemeines Kuenstlerlexikon, podstawowym europejskim słowniku biograficznym.
Układ pojęć
W związku z tym, że do możliwych opisów dzieła przeznaczono w systemie kilka tysięcy pól niezwykle istotny jest ich bardzo precyzyjny układ logiczny. Punktem wyjścia są pojęcia oraz określenia czasu i przestrzeni jako podstawa pracy naukowej; po nich następują określenia osób i wszelkiego rodzaju organizacji społecznych będących podmiotami historii; kolejną grupę pól obiekty i treści przez nie wyrażane czyli wytwory historii; na końcu znajdują się wydarzenia czyli sama historia.
Systematyka ta jest przetworzona na system dziesiętny, gdzie kolejne cyfry odnoszą się do kolejnych działów przedmiotowych: 0 pojęciom, 1 określeniem czasu, 2 określeniom miejsca, 3 artystom, 4 osobom nie będącym artystami, 5 obiektom (działom), 6 treściom dzieł, 7 wydarzeniom, 8 dokumentacji dzieł i 9 kwestiom administracyjnym (m.in. informacjom o autorze notki). Dla większej przejrzystości każdemu działowi przedmiotowemu przyporządkowano tzw. Kartotekę. W obrębie jednego działu może występować kilka kartotek (np. w obrębie działu 2 określającego usytuowanie w przestrzeni stworzone kartoteki poświęcone położeniu geograficznemu, stanowiskom archeologicznym i architekturze).
Przykładowe struktury opisu dzieła sztuki
System wyrósł z potrzeby wykonania wyczerpującego opisu zbiorów fotograficznych, dokumentujących dzieła sztuk plastycznych. Zbiory od dziesięcioleci gromadzone w Foto Mahrburg liczą obecnie około 1 300 000 fotografii i są przechowywane w fototece o układzie topograficznym. Pierwotnie porządkowano je w katalogach fiszkowych i publikowano w formie mikrofisz, do których odnosiły się sygnatury katalogu. Przeprowadzanie w fototece kwerend, np. pod względem typologicznym lub ikonograficznym, było zatem ze zrozumiałych względów bardzo utrudnione. Rozważania nad sposobem wygodnego przeszukiwania i udostępniania dokumentacji fotograficznej doprowadziło do stworzenia systemu, działającego w oparciu o słownik hierarchiczny, pozwalającego wyczerpująco opisywać następujące encje:
| wszelkiego rodzaju zabytki kultury materialnej, | |
| – stanowiska archeologiczne, | |
| – zespoły urbanistyczne, | |
| – znaki (emblematy, herby, gmerki, punce i inne), | |
| – literaturę i materiały niepublikowane (źródła archiwalne, maszynopisy), | |
| – dokumentację fotograficzną i filmy video, | |
| – warsztaty artystyczne, artystów oraz wszelkie inne osoby i instytucje o charakterze historycznym, w tym instytucje posiadające zbiory własne (muzea, biblioteki, archiwa), | |
| – wydarzenia historyczne (konkursy, wystawy). |
Każdej encji odpowiada pewien zespół dopasowanych do jej charakteru kategorii, zwanych w systemie aspektami. Zebrane są one w formularze określonego typu (np. kod „lit” oznacza formularz przeznaczony dla notek bibliograficznych, kod „bau” – formularz architektury, a „kue” – formularz notki biograficznej artysty). Użytkownik wybierając przedmiot opisu wybiera jednocześnie zestaw niezbędnych mu do tego celu aspektów. Różnicowanie zestawu aspektów występuje także w obrębie tej samej encji. Dla opisu bibliograficznego ilustrują to poniższe dokumenty dotyczące książki i artykułu w periodyku:
| Typ dokumentu | Blk | Lit |
| numer dokumentu | 8200 | 15901503 |
| rodzaj publikacji | 8260 | Przewodnik |
| autor | 8270 | Kiełbasa, Antoni |
| tytuł | 8290 | Oborniki Śląskie wczoraj i dziś |
| miejsce wydania | 8320 | Trzebnica |
| rok wydania | 8324 | 1985 |
| kod tytułu | 8330 | Kiełbasa, Oborniki Śląskie, 1985 |
| słowa kluczowe | 9970 | Oborniki Śląskie |
| autor notki | 9904 | Stanicka, Ksenia |
| Typ dokumentu | Blk | Lit |
| numer dokumentu | 8200 | 15900001 |
| rodzaj publikacji | 8260 | Artykuł |
| autor | 8270 | Zabłocka, Agnieszka |
| tytuł | 8290 | Alexisa Langera udział w konkursie na Votivkirche we Wiedniu a koncepcja wrocławskiego kościoła w. Michała Archanioła |
| tytuł periodyku | 8310 | Roczniki Sztuki Śląskiej |
| tom | 8316 | 15 |
| strony | 8319 | 119-127 |
| miejsce wydania | 8320 | Wrocław |
| rok wydania | 8324 | 1991 |
| kod tytułu | 8330 | Zabłocka, Alexisa Langera udział w konkursie, 1991 |
| słowa kluczowe | 9970 | architektura & Langer, Alexis & Wiedeń & Wrocław & |
| kod instytucji, w której wykonano notkę | 9902 | IHSzUWr |
| autor notki | 9904 | Pikulska, Daria Dorota |
Formularz może być uzupełniany o dalsze niezbędne pola (np. sygnaturę).
Jeżeli struktura opisywanego obiektu jest złożona istnieje możliwość stworzenia dokumentu wielopoziomowego. Sytuację taką przedstawia poniższy opis ilustracji w rękopisie (klasyfikacja ikonograficzna w systemie ICONCLASS
| Typ dokumentu | Blk | Obj |
| poziom 1 | ||
| numer dokumentu | 5000 | 00171867,T |
| usytuowanie w obiekcie | ob26 | umiejscowienie architektonicznym |
| miejscowość | 2664 | Sankt Blasien? |
| określenie obiektu | 2690 | Klasztor |
| właściciel obiektu | 2694 | Benedyktyni |
| nazwa obiektu | 2700 | dawne opactwo benedyktynów Sankt Blasius |
| język | 5710 | niemiecki & łacina |
| datowanie | 5064 | 1736/1756 |
| tytuł | 5200 | Ortus et occasus monasterii S.Blasii |
| gatunek sztuki | 5220 | Rzemiosło |
| Określenie obiektu | 5230 | Rękopis |
| związek z osobą | ob40 | Fundator |
| nazwisko osoby | 4100 | Nimptsch, Paul |
| materiał podłoża | 5280 | Papier |
| poziom 2 | ||
| numer części dokumentu | 5001 | 00171867,T,001 |
| związek z artystą | ob30 | Wykonanie |
| nazwisko artysty | 3100 | Gumpp, P. Ignatius |
| zawód artysty | 3475 | Rysownik |
| tytuł dzieła | 5200 | Widok klasztoru około roku 1562 |
| gatunek sztuki | 5220 | Rysunek |
| podgatunek sztuki | 5226 | rysunek architektoniczny |
| określenie obiektu | 5230 | Rysunek |
| ikonografia | 5500 | 11 P 31 51 : 61 F (SANKT BLASIEN) &61 A (1562) |
| Herby obecne? | 6690 | Herb |
| dokumentacja fotograficzna | 8450 | Fotografia |
| sygnatura fotografii | 8470 | LDA Karlsruhe 05199 |
| Autor fotografii | 8490 | Kratt, ? |
| data wykonania | 8494 | 1923 |
System „kojarzenia” dokumentów dotyczących różnych encji (np. dokumentu opisującego dzieło z dokumentem zawierającym notkę biograficzną autora, z dokumentem informującym o aktualnym miejscu przechowywania dzieła oraz z notkami bibliograficznymi odpowiedniej literatury) zapewnia z jednej strony szczegółowy opis obiektu, z drugiej powoduje, że dane dotyczące określonego artysty, muzeum czy literatury wprowadzane są tylko raz, a następnie w miarę potrzeb, przywoływane w kontekście różnych dzieł. Przykładowe opracowanie dzieła ilustrują poniższe notki:
Notka dotycząca dzieła
| Typ dokumentu | Blk | Obj |
| numer dokumentu | 5000 | 15900003 |
| związek pomiędzy dziełem i artystą | ob30 | autorstwo |
| nazwisko artysty | 3100 | Müller, Andreas |
| datowanie dzieła | 5060 | datowanie |
| datowanie dzieła | 5064 | 1870 |
| tytuł dzieła | 5200 | Madonna w altanie |
| gatunek sztuki | 5220 | malarstwo |
| podgatunek sztuki | 5222 | malarstwo sztalugowe |
| określenie obiektu | 5230 | obraz |
| materiał malarski | 5260 | olej |
| materiał podłoża | 5280 | płótno |
| ikonografia | 5500 | 11 F 42 21 & 11 F 42 32 |
| inskrypcje | 5650 | sygnatura & data powstania |
| data w inskrypcji | 5658 | 1870 |
| transkrypcja treści | 5686 | Andr. Müller pinx Ddorf 1870 |
| język inskrypcji | 5680 | łacina |
| krój pisma inskrypcji | 5682 | minuskuła |
| lokalizacja dzieła | ob26 | umiejscowienie |
| miejscowość | 2664 | Wrocław |
| określenie obiektu | 2690 | kościół (rzymsko-katolicki) |
| nazwa obiektu | 2700 | kościół świętego Michała Archanioła |
| usytuowanie dzieła | 2730 | kaplica północna między transeptem i prezbiterium |
| odwołania do innych obiektów | 5007 | część |
| numer dokumentu przywoływanego | 5008 | 15900001,T |
| określenie obiektu przywoływanego | 5010 | kościół (rzymsko-katolicki) |
| informacje bibliograficzne | 8330 | Engelbert, Geschichte, s. 78, 1941 |
| dokumentacja fotograficzna | 8450 | fotografia |
| sygnatura fotografii | 8470 | 14 |
| właściciel fotografii | 8460 | Instytut Historii Sztuki Uniwersytetu Wrocławskiego |
| autor fotografii | 8490 | Kos, Jerzy Krzysztof |
| kod instytucji, w której wykonano notkę | 9902 | IHSzUWr |
| autor notki | 9904 | Pikulska, Daria Dorota |
Notka opisująca obiekt architektury, w obrębie którego znajduje się opisywane powyżej dzieło (elementem łączącym są pola 2664-2700)
| Typ dokumentu | Blk | Bau |
| numer dokumentu | 2600 | 15900001 |
| miejscowość | 2664 | Wrocław |
| określenie obiektu architektury | 2690 | kościół (rzymsko-katolicki) |
| nazwa obiektu architektury | 2700 | kościół świętego Michała Archanioła |
| adres obiektu architektury – ulica | 2660 | Traugutta Romualda |
| adres obiektu architektury – numer | 2661 | 34 |
| ogólne datowanie | 2670 | przed 1268 |
| kod instytucji, w której wykonano notkę | 9902 | IHSzUWr |
| autor notki | 9904 | Pikulska, Daria Dorota |
Skojarzona z dokumentem dzieła notka dotycząca artysty (element łączący – pole 3100)
| Typ dokumentu | Blk | Kue |
| numer dokumentu | 3000 | 00280084 |
| nazwisko artysty | 3100 | Müller, Andreas |
| pseudonim artystyczny | 3105 | Komponiermüller |
| opcjonalny zapis nazwiska | 31nn | Andreas Müller |
| płeć | 3140 | m |
| stan społeczny | 3160 | mieszczaństwo |
| rodzaj działalności artystycznej | 3162 | malarz & rysownik |
| sprawowane funkcje | 3170 | Profesor Akademii Sztuk Pięknych |
| kraj, w którym najdłużej działał | 3200 | Niemcy |
| inne kraje, w których działał | 3210 | Włochy |
| data urodzenia artysty | 3270 | 1831.07.23 |
| miejsce urodzenia artysty | 3290 | Rettenberg (Kreis Oberallgäu) |
| data śmierci artysty | 3330 | 1901.12.07 |
| miejsce śmierci | 3350 | München |
| informacje bibliograficzne | 8330 | Thieme-Becker |
| informacje bibliograficzne | 8334 | Bd. 25, 1931, S. 219f |
| kod instytucji, w której wykonano notkę | 9902 | IHSzUWr |
| autor notki | 9904 | Pikulska, Daria Dorota |
Notatka dotycząca przywoływanej w dokumencie obiektu literatury (elementem łączącym jest pole 8330):
| Typ dokumentu | Blk | Lit |
| numer dokumentu | 8200 | 15900003 |
| autor publikacji | 8270 | Engelbert, Kurt |
| tytuł publikacji | 8290 | Geschichte der Pfarrei St. Michael in Breslau |
| miejsce wydania | 8320 | Breslau |
| rok wydania | 8324 | 1941 |
| kod tytułu (przywoływany w dokumentach innych typów) | 8330 | Engelbert, Geschichte, 1941 |
| kod instytucji, w której wykonano notkę | 9902 | IHSzUWr |
| autor notki | 9904 | Pikulska, Daria Dorota |
Wielość kryteriów opisu i możliwość przeszukiwania zasobów danych po każdym z nich eliminuje faktycznie konieczność stosowania w formularzach słów kluczowych.
System zawiera liczne aspekty redakcyjne i pola umożliwiające stosowanie swobodnego opisu oraz „podpinanie” do notek wszelkiego rodzaju materiałów dokumentacyjnych.